DATEVconnect Gateway in DATEVasp: Datenzugriff für Softwareanbieter und Kanzleien

Viele TaxTech-Anbieter und Softwareunternehmen brauchen wiederholbaren technischen Zugriff auf DATEV-Daten, etwa aus DMS, Rechnungswesen oder Stammdaten. In DATEVasp läuft dieser Zugriff nicht über eine lokale Installation beim Kunden, sondern über den DATEVasp-Prozess zur Einbindung einer Drittanbieterlösung.

Das Klardaten DATEVconnect Gateway stellt dafür eine kontrollierte Zugriffsschicht bereit. Die Kanzlei stößt die Einbindung im DATEVasp-Portal selbst an. Danach werden Benutzer, DATEV-Benutzer, Berechtigungen und Profile eingerichtet.

Für wen dieser Artikel relevant ist

Der Artikel richtet sich vor allem an:

• TaxTech-Anbieter, die eine DATEV-Integration für DATEVasp-Kunden anbieten wollen
• Softwareanbieter, die DMS-, Rechnungswesen- oder Stammdaten-Workflows anbinden
• CTOs und Produktteams, die den Betrieb einer DATEVconnect-Integration nicht selbst pro Kundenumgebung aufbauen wollen
• Kanzleien in DATEVasp, die eine Drittanbieterlösung kontrolliert anbinden möchten

Für Softwareanbieter geht es vor allem um wiederholbaren Zugriff auf DATEVasp-Umgebungen ohne eigene Connector-Infrastruktur pro Kunde. Für Kanzleien ist wichtig, wer den Prozess anstößt, welche Benutzer und Rechte eingerichtet werden müssen und wie der Zugriff kontrolliert bleibt.

Was das DATEVconnect Gateway in DATEVasp macht

Das Klardaten DATEVconnect Gateway stellt Cloud-Zugriff auf DATEVconnect Desktop APIs bereit, damit Anwendungen kontrolliert auf Daten aus der DATEV-Desktop-Umgebung zugreifen können. Es ist relevant, wenn diese Daten nicht sinnvoll über andere API-Wege erreichbar sind.

Typische Datenbereiche sind:

• DATEV DMS
• DATEV Rechnungswesen
• Stammdaten
• weitere DATEVconnect-unterstützte Module und Datenbereiche

Wichtig ist die Einschränkung: DATEVconnect ist keine universelle API für alle DATEV-Daten. Ob ein konkreter Anwendungsfall abgedeckt werden kann, hängt vom DATEV-Produkt, dem Modul, der DATEVconnect-Abdeckung, der Kundenumgebung und den Berechtigungen ab.

Das Gateway ist dabei Zugriffsinfrastruktur. Es ist kein zweites Datensilo: DATEV-Daten werden nicht bei Klardaten gespeichert, sondern kontrolliert für eine konkrete Anwendung oder einen konkreten Workflow zugänglich gemacht.

DATEVasp und PARTNERasp unterscheiden

DATEVasp und PARTNERasp sind beide gehostete DATEV-Umgebungen, unterscheiden sich für Integrationen aber im operativen Ablauf. Dieser Artikel beschreibt DATEVasp; bei PARTNERasp muss der Prozess mit dem jeweiligen PARTNERasp-Betreiber abgestimmt werden.

Setup-Ablauf: DATEVconnect Gateway in DATEVasp einrichten

Der folgende Ablauf beschreibt die typische DATEVasp-Einbindung des Klardaten DATEVconnect Gateway.

Schritt 1: Kanzlei bestellt „Drittanbieterlösung einbinden“

Die Kanzlei bestellt im DATEVasp-Portal die Option „Drittanbieterlösung einbinden“.

Dabei bezieht sie sich auf das Klardaten DATEVconnect Gateway und die Produktseite:

Produktseite zum DATEVconnect Gateway

Dieser Schritt wird durch die Kanzlei durchgeführt. Der Softwareanbieter muss also nicht selbst in der DATEVasp-Umgebung installieren, sondern benötigt einen klaren Onboarding-Hinweis für die Kanzlei.

Schritt 2: DATEVasp installiert das Klardaten DATEVconnect Gateway

Nach der Bestellung installiert DATEVasp das Klardaten DATEVconnect Gateway in der DATEVasp-Umgebung.

Schritt 3: DATEVasp meldet erfolgreiche Installation zurück

Nach erfolgreicher Installation erhält die Kanzlei eine Rückmeldung von DATEVasp.

Schritt 4: Kanzlei legt einen neuen Windows-Nutzer im DATEVasp-Portal an

Die Kanzlei legt im DATEVasp-Portal einen neuen Windows-Nutzer an.

Dieser Windows-Nutzer bestimmt später mit, in welchem Kontext der Zugriff auf DATEV-Daten erfolgt.

Schritt 5: Kanzlei richtet DATEV-Benutzer und Berechtigungen ein

Die Kanzlei meldet sich mit ihren eigenen Zugangsdaten im DATEVasp-Portal an und richtet einen neuen DATEV-Benutzer ein. Diesem DATEV-Benutzer wird der zuvor angelegte DATEVasp-Nutzer zugewiesen.

Die Berechtigungen müssen zum konkreten Anwendungsfall passen. Eine DMS-Integration braucht andere Rechte als ein Rechnungswesen-Reporting oder eine Stammdaten-Synchronisation.

Die einfachste technische Variante kann die DATEV-Gruppe „Alle Freigaben“ sein.

Danach meldet sich die Kanzlei einmal mit dem neuen Benutzer an Windows an und öffnet Arbeitsplatz, um das Initialkennwort zu überschreiben und die Rechte zu initialisieren.

Schritt 6: Kanzlei hinterlegt technische Zugangsinformationen sicher

Der vom Softwareanbieter oder von Klardaten bereitgestellte Onboarding-Link öffnet eine Seite auf der Instanz, auf der die Kanzlei die für das Profil vorgesehenen Windows-/DATEV-Zugangsdaten hinterlegt.

Die Zugangsdaten werden nicht auf Systemen des Softwareanbieters oder von Klardaten gespeichert.

Profile: Mehrere Windows- und DATEV-Benutzer gleichzeitig nutzen

Ein wichtiger Punkt für produktive DATEVasp-Integrationen sind Profile.

Das DATEVconnect Gateway kann mit unterschiedlichen Windows- und DATEV-Nutzern gleichzeitig betrieben werden. Diese Benutzerkontexte werden über Profile abgebildet.

Das bedeutet:

• Ein Profil kann einem bestimmten Windows-/DATEV-Benutzer entsprechen.
• Mehrere Profile können parallel betrieben werden.
• Eine Anwendung kann je nach Profil mit unterschiedlichen DATEV-Rechten arbeiten.
• Die sichtbaren Daten richten sich nach den Berechtigungen des jeweiligen DATEV-Benutzers.
• Die Rechte entstehen aus dem DATEV- und Windows-Kontext, nicht aus der externen Anwendung.

Das ist besonders wichtig für DATEV DMS. Nicht jeder Benutzer darf jedes Dokument sehen. Wenn eine Anwendung DMS-Daten abruft, muss der Zugriff zum jeweiligen Benutzerkontext passen. Profile helfen dabei, diese Benutzerkontexte technisch getrennt abzubilden.

Typische Datenbereiche und Anwendungsfälle

DATEV DMS: Fachanwendungen können Dokumentmetadaten oder Dokumentdateien abrufen und in externe Workflows, Suchfunktionen oder Assistenzsysteme einbinden. Die tatsächliche Sichtbarkeit hängt vom Profil und den DATEV-Berechtigungen ab.

DATEV Rechnungswesen: Reporting-Tools können wiederkehrend Daten aus DATEV Rechnungswesen abrufen, sofern der benötigte Datenbereich über DATEVconnect abgedeckt ist. Für tiefere Reporting-Anforderungen, Power BI, Controlling oder Spezialauswertungen kann die Enterprise API die passendere Lösung sein.

Stammdaten: CRM-, Onboarding- oder Verwaltungsprozesse können Mandanten-, Adress- oder Kontaktdaten mit DATEV abgleichen. Nummernkreise, bestehende Mandantenstrukturen und Dublettenlogik müssen dabei fachlich sauber geklärt werden.

KI- und Workflow-Systeme: Auch KI- oder Workflow-Systeme brauchen keinen pauschalen Zugriff, sondern klar abgegrenzte Datenpfade. Das Gateway kann dafür eine Zugriffsschicht liefern, auf der Anwendungen, Workflows oder Systeme wie Klarvos aufbauen.

Was das Gateway nicht leistet

Das DATEVconnect Gateway hat klare Grenzen.

Das DATEVconnect Gateway ist nicht:

• eine universelle API für alle DATEV-Daten
• ein Weg, DATEV-Rechte zu umgehen
• ein pauschaler Vollzugriff auf DMS, Rechnungswesen und Stammdaten
• ein Ersatz für alle DATEV Online APIs
• automatisch ausreichend für jedes Reporting- oder BI-Szenario

Entscheidend ist:

Welche Daten braucht der Anwendungsfall, in welchem DATEV-Bereich liegen sie, ist dieser Bereich über DATEVconnect erreichbar, und welcher Benutzerkontext darf darauf zugreifen?

Gateway oder Enterprise API?

Das DATEVconnect Gateway ist das Standardprodukt für DATEVconnect-basierte Integrationen.

Es passt besonders gut, wenn:

• der benötigte Datenbereich über DATEVconnect erreichbar ist
• die Anwendung DMS-, Rechnungswesen- oder Stammdaten-Workflows anbinden soll
• der Anbieter nicht selbst Connector-Infrastruktur pro Kundenumgebung betreiben will
• DATEVasp-Kunden über einen wiederholbaren Onboarding-Prozess angebunden werden sollen

Die Enterprise API wird relevant, wenn DATEVconnect nicht ausreicht.

Typische Enterprise-Fälle sind:

• tiefere DATEV-Desktop-Daten
• Power-BI- oder Controlling-Szenarien
• spezielle Reporting-Anforderungen
• Anwendungsfälle, bei denen DATEVconnect keine ausreichende Datenabdeckung bietet

Sonderfall: Enterprise-Variante in DATEVasp

Für die Enterprise-Variante kann zusätzlich ein DB-Nutzer erforderlich sein.

Dafür wendet sich die Kanzlei zunächst an das DATEV-Team EO Customizing und bittet um die Einrichtung eines DB-Nutzers. Dieser Vorgang muss anschließend an das DATEVasp-Team weitergeleitet werden.

Das gehört nicht zum Standardablauf des DATEVconnect Gateway und sollte deshalb separat betrachtet werden.

Entscheidungsfragen vor dem Start

Vor einer DATEVasp-Integration sollten Softwareanbieter und Kanzlei diese Fragen klären:

1. Welche Datenbereiche werden benötigt: DMS, Rechnungswesen, Stammdaten oder etwas anderes?
2. Sind diese Datenbereiche über DATEVconnect erreichbar?
3. Welche DATEV-Benutzer sollen für den Zugriff genutzt werden?
4. Braucht die Anwendung ein Profil oder mehrere Profile?
5. Welche Rechte müssen diese Profile besitzen?
6. Muss die Anwendung nur lesen oder auch schreiben?
7. Ist DATEVasp oder PARTNERasp im Einsatz?
8. Reicht das Gateway oder braucht der Anwendungsfall eine Enterprise-Integration?
9. Wie wird der Zugriff später im Betrieb überwacht und betreut?

Diese Fragen sind wichtiger als eine abstrakte API-Diskussion. In produktiven DATEV-Umgebungen entscheidet der Benutzerkontext darüber, ob eine Integration sauber funktioniert.

Fazit

DATEVconnect in DATEVasp ist kein lokaler Installationsprozess beim Kunden und kein einfacher API-Key. Die Kanzlei stößt die Einbindung im DATEVasp-Portal an, DATEVasp installiert das Klardaten DATEVconnect Gateway, und der Zugriff wird über Windows-/DATEV-Benutzer, Berechtigungen und Profile gesteuert.

Für TaxTech-Anbieter und Softwareunternehmen ist der Wert klar: Sie müssen nicht für jede DATEVasp-Kundenumgebung eigene Connector-Infrastruktur betreiben, sondern können auf eine kontrollierte Zugriffsschicht für die passenden DATEV-Daten setzen.

FAQ

Funktioniert das Klardaten DATEVconnect Gateway in DATEVasp?

Ja. In DATEVasp erfolgt die Einbindung über den Prozess „Drittanbieterlösung einbinden“ im DATEVasp-Portal. Die Kanzlei stößt diesen Prozess selbst an.

Kann das Gateway mit mehreren DATEV-Benutzern betrieben werden?

Ja. Über Profile können unterschiedliche Windows-/DATEV-Benutzerkontexte parallel betrieben werden. Die sichtbaren Daten richten sich nach den jeweiligen DATEV-Rechten.

Was sind Profile im DATEVconnect Gateway?

Profile bilden unterschiedliche Benutzerkontexte ab. Ein Profil kann mit einem bestimmten Windows-/DATEV-Benutzer arbeiten und spiegelt dessen Rechte wider.

Wann braucht man statt Gateway die Enterprise API?

Wenn DATEVconnect den benötigten Datenbereich nicht ausreichend abdeckt. Typische Fälle sind tieferes Reporting, Power BI, Controlling oder spezielle Anforderungen an DATEV-Desktop-Daten.

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Für DATEVconnect-basierte Integrationen in DATEVasp prüfen wir den passenden Zugriffspfad: Datenbereich, DATEVconnect-Abdeckung, Profile, Benutzerrechte und Onboarding über DATEVasp.

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