Das brauchst du
- DATEV DMS oder Dokumentenablage mit der Lizenz DATEVconnect Dokumentenmanagement und einem erreichbaren, aktuellen Klardaten-Connector.
- Eine für deine Organisation und Instanz aktivierte Dokumentensuche sowie Zugriff auf die Instanz, das DATEV-Profil und den Bereich Dokumentenmanagement.
- Für die Nutzung im KI-Assistenten: einen Klardaten-MCP-Zugang und eine verbundene MCP-kompatible Anwendung, zum Beispiel Langdock, ChatGPT oder Claude.
Aktivieren und die erste Frage stellen
- Öffne als Administrator deiner Organisation im Kundenportal die gewünschte Instanz und den Tab „Dokumentensuche“.
- Wähle „Dokumentensuche aktivieren“. Einrichtung und Indexierung laufen im Hintergrund weiter, auch wenn du die Seite schließt.
- Klicke auf „Status aktualisieren“, um den Fortschritt zu prüfen. Sobald „Suche verfügbar“ erscheint, kannst du bereits suchen; weitere Dokumente können noch in Bearbeitung sein.
- Öffne deine verbundene KI-Anwendung und stelle eine konkrete Frage zu Dokumentinhalten. Falls das Suchwerkzeug dort noch fehlt, aktualisiere die Werkzeuge oder verbinde die Integration erneut.
- Prüfe die angegebenen Quellen. Bei „Einrichtung muss geprüft werden“ lies den angezeigten Fehler und nutze nach der Behebung „Einrichtung erneut versuchen“.
Probiere diese Fragen in deinem KI-Assistenten
- Finde Schreiben, in denen das Finanzamt weitere Nachweise zu Bewirtungskosten anfordert. Zeige die passenden Textstellen.
- Suche Vereinbarungen zur privaten Nutzung eines Firmenwagens.
- Finde Unterlagen, in denen eine Rückstellung für Prozesskosten erläutert wird.
Beispielfragen: Die Ergebnisse hängen von deinen indexierten Dokumenten und den Rechten des verbundenen Profils ab.
Als nächste Frage: „Fasse die im gefundenen Schreiben angeforderten Unterlagen zusammen und nenne die Quellen.“
Wie funktioniert die Suche?
Klardaten erstellt auf dem Rechner des DATEV-Connectors einen lokalen Suchindex mit einer Vektordatenbank. Die Suche kombiniert Suchbegriffe mit inhaltlichen Ähnlichkeiten. Textauslesung, Texterkennung und Suchverarbeitung laufen dort lokal.
Gefundene Textstellen und zugehörige Dokumentangaben werden über Klardaten an deine verbundene KI-Anwendung übermittelt. Für deren weitere Verarbeitung gelten die Vereinbarungen und Einstellungen bei diesem Anbieter.
Umfang und häufige Fragen
Welche Dokumente werden vorbereitet?
Bei der ersten Einrichtung wird ein fester Stichtag drei Jahre vor diesem Zeitpunkt gespeichert. Berücksichtigt werden Dokumente, die danach in DATEV angelegt wurden. Maßgeblich ist das DATEV-Anlagedatum, nicht etwa das aufgedruckte Rechnungsdatum oder Steuerjahr. Der Stichtag wandert nicht täglich weiter; er bleibt bei späteren Starts erhalten. Ältere Dokumente sind damit nicht automatisch enthalten.
Welche Dateiformate werden unterstützt?
Die Inhaltssuche verarbeitet PDFs mit auslesbarem Text sowie unterstützte Scans und Bilder über OCR (automatische Texterkennung), darunter PNG, JPEG und TIFF. Auch TXT, Markdown, CSV, JSON, XML und HTML werden verarbeitet. Für Word-, Excel-, PowerPoint- und Outlook-Dateien gibt es derzeit keine native Inhaltsauslesung. Ein Treffer auf den Dateinamen bedeutet daher nicht, dass auch der Dateiinhalt durchsucht wurde. Qualität und Verfügbarkeit des erkannten Texts hängen vom Ausgangsdokument ab.
Wann werden neue Inhalte durchsuchbar?
Die erste Vorbereitung kann je nach Dokumentenmenge und Rechnerleistung dauern. Neue Einrichtungen indexieren werktags von 20:00 bis 06:00 Uhr (Europe/Berlin) und am gesamten Wochenende. Bestehende Einstellungen bleiben erhalten. Bereits vorbereitete Dokumente sind auch außerhalb der Indexierungszeiten durchsuchbar. Änderungen in DATEV werden nachverarbeitet; die Suche ist daher kein garantiert aktuelles Abbild des gesamten Bestands. Der Status wird im Portal manuell aktualisiert.
Kann ich Zeiten und Rechnerauslastung einstellen?
Die Aktivierung gilt für deine Organisation auf der ausgewählten Instanz. Für gemeinsame Indexierungszeiten und die Anzahl paralleler Verarbeitungsprozesse ist eine zusätzliche Verwaltungsberechtigung nötig. Diese Einstellungen betreffen alle Organisationen, die dieselbe Instanz nutzen. Die Anzahl der Prozesse begrenzt die Parallelität, nicht unmittelbar CPU- oder Arbeitsspeicherverbrauch.
Welche Quellen erhalte ich?
Die Suche liefert relevante Textstellen mit Dateiname und Dokumentangaben; Seitenzahlen werden ausgegeben, soweit sie bei der Verarbeitung vorliegen. Bitte deinen KI-Assistenten, seine Aussagen mit diesen Quellen zu belegen. Die Suche findet passende Dokumente, während der KI-Assistent die Antwort formuliert. Eine leere Trefferliste beweist nicht, dass es keine passende Unterlage gibt. Die Suche ersetzt keine vollständige Akten- oder Fristenprüfung.
Welche Berechtigungen gelten?
Vor der Ausgabe werden die Dokumentrechte über DATEVconnect im verbundenen DATEV-Profil geprüft. Wenn mehrere Personen dasselbe Profil verwenden, gelten für sie die Rechte dieses Profils. Verwende individuelle Profile, wenn Personen unterschiedliche Dokumente sehen dürfen.
Wo werden Daten gespeichert und was passiert beim Deaktivieren?
Ausgelesene Texte, Dokumentangaben und Suchindex werden auf dem Connector-Rechner gespeichert. Passende Textstellen werden bei einer Suche über Klardaten an die verbundene Anwendung übermittelt. Deaktivieren beendet den Suchzugriff deiner Organisation, löscht aber den lokalen Index nicht. Nutzt eine andere Organisation dieselbe Instanz weiterhin, kann die Indexierung weiterlaufen. Das Entfernen des Index ist ein separater Verwaltungsvorgang.
Wenn die Dokumentensuche nicht freigeschaltet ist oder die Einrichtung weiterhin fehlschlägt, kontaktiere den Klardaten-Support. support@klardaten.com